Glossaire des notes de frais, de la TVA et de la facturation électronique
Les définitions de référence du Travel & Expense : réforme de la facturation électronique 2026, récupération de TVA, fraude aux justificatifs, contrôle des dépenses CSE. Chaque terme est défini de façon concise et actionnable.
Note de frais
Document par lequel un collaborateur demande le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a avancées (repas, transport, hébergement…). Chaque ligne doit être accompagnée d'un justificatif conforme pour être remboursable et pour ouvrir droit à la déduction de la TVA.
T&E (Travel & Expense)
Ensemble des processus de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais : réservation, politique voyage, soumission des dépenses, approbation, remboursement, contrôle et comptabilisation.
Facturation électronique (e-invoicing)
Obligation d'émettre et de recevoir les factures dans un format électronique structuré, transmis via des plateformes agréées par l'administration fiscale. En France, l'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026.
→ Facturation électronique et notes de fraisE-reporting
Transmission à l'administration fiscale des données de transactions qui ne relèvent pas de la facturation électronique (ventes aux particuliers, transactions internationales, dépenses sous seuil). Pour les notes de frais inférieures à 150 € HT, c'est le régime d'e-reporting qui s'applique.
Plateforme Agréée (PA, ex-PDP)
Plateforme de dématérialisation privée immatriculée par l'administration fiscale française, habilitée à transmettre les factures électroniques et les données d'e-reporting. Anciennement appelée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). La plupart des entreprises passeront par une Plateforme Agréée pour bénéficier de connecteurs vers leurs outils ERP et T&E.
Portail Public de Facturation (PPF)
Portail opéré par l'État français (adossé à Chorus Pro) qui centralise l'annuaire des destinataires et la collecte des données fiscales de la réforme de la facturation électronique. Depuis l'évolution de la réforme, le PPF joue un rôle de concentrateur de données ; l'échange des factures passe par les Plateformes Agréées.
Factur-X
Format franco-allemand de facture électronique hybride : un PDF lisible par l'humain contenant un fichier XML structuré lisible par les machines (norme EN 16931). C'est l'un des trois formats du socle de la réforme française, avec UBL et CII.
UBL (Universal Business Language)
Standard international XML de documents commerciaux (factures, commandes, avis d'expédition), normalisé par OASIS. L'UBL est l'un des formats structurés acceptés par la réforme française de la facturation électronique et largement utilisé en Europe (réseau Peppol notamment).
CII (Cross Industry Invoice)
Format de facture électronique structuré défini par l'UN/CEFACT (Nations unies). Comme Factur-X et UBL, il fait partie des formats du socle de la réforme française. Le XML embarqué dans Factur-X est d'ailleurs un profil de CII.
Seuil de 150 € HT
Montant à partir duquel une facture fournisseur liée à une dépense professionnelle (hôtel, location de véhicule, restaurant…) doit être une facture électronique structurée dans le cadre de la réforme française. En dessous de 150 € HT, seules les données de transaction sont transmises (e-reporting).
→ Le seuil de 150 € expliquéTVA déductible
Part de la TVA payée sur les dépenses professionnelles que l'entreprise peut récupérer auprès de l'administration fiscale, sous conditions : dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justificatif conforme avec mentions obligatoires, et règles de déductibilité propres à chaque catégorie (carburant, restauration, hébergement…).
→ MULTI TVA — récupération automatiqueTVA multi-taux
Coexistence de plusieurs taux de TVA sur une même catégorie de dépense ou un même justificatif (en France : 20%, 10%, 5,5%, 2,1%). Un ticket de restaurant peut par exemple mélanger 10% (sur place) et 20% (alcool). Le calcul correct de la TVA récupérable exige de ventiler chaque ligne au bon taux.
8e directive (remboursement de TVA intracommunautaire)
Procédure européenne permettant à une entreprise de récupérer la TVA payée dans un autre État membre de l'UE (hôtels, carburant, salons professionnels à l'étranger…), via un portail électronique national. Les règles de déductibilité varient selon le pays où la dépense a été engagée.
Audit continu (continuous auditing)
Approche de contrôle qui vérifie 100% des transactions en temps réel, avant paiement, plutôt qu'un échantillon a posteriori lors d'un audit périodique. Appliqué aux notes de frais, l'audit continu détecte les anomalies avant remboursement.
→ L'audit continu des notes de fraisOCR (reconnaissance optique de caractères)
Technologie qui extrait le texte d'une image ou d'un document scanné. Appliqué aux justificatifs de frais, l'OCR lit marchand, date, montants et TVA. Les solutions d'audit IA modernes combinent l'OCR avec une analyse sémantique et visuelle pour comprendre et vérifier la dépense, pas seulement la lire.
Image Delivery Extract (SAP Concur)
Service SAP Concur qui livre par SFTP, à intervalles réguliers, un fichier zip contenant les images de justificatifs et de factures de tous les canaux et modules Concur (Expense, Invoice, Travel), avec un fichier d'index. Il ne permet pas de filtrer les images ; un extract historique peut être demandé au support SAP Concur (facturé).
→ Exporter les justificatifs SAP Concur en masse : les 5 méthodesExtraction de justificatifs
Récupération des justificatifs (images ou PDF) hors de l'outil de notes de frais, avec leurs données de dépenses, pour un audit, un contrôle de TVA, une refacturation ou un archivage. À distinguer de l'OCR, qui lit le contenu d'une image de justificatif au moment de la saisie.
→ SMART ExtractC2PA
Standard ouvert (Coalition for Content Provenance and Authenticity) qui attache aux fichiers des métadonnées signées cryptographiquement décrivant leur origine et leurs modifications. Utilisé pour tracer la provenance des images, il aide à identifier les justificatifs générés ou retouchés par IA.
Reçu généré par IA
Faux justificatif créé de toutes pièces par un modèle d'IA générative d'images, visuellement indiscernable d'un vrai ticket. Leur détection repose sur l'analyse des métadonnées, des artefacts visuels et la corrélation avec les données de la dépense (dates, lieux, historique).
→ Détection de fraude sur les notes de fraisDoublon de justificatif
Même justificatif soumis plusieurs fois au remboursement : par le même collaborateur sur deux notes différentes, ou par deux collaborateurs distincts (repas partagé déclaré intégralement par chacun). L'un des schémas de fraude les plus fréquents, indétectable sans croisement de l'ensemble des notes de frais.
Fractionnement de dépense (split billing)
Découpage volontaire d'une dépense en plusieurs lignes ou plusieurs notes de frais pour passer sous les seuils de contrôle ou d'approbation. Exemple : un dîner à 210 € déclaré en trois lignes de 70 €.
ASC (Activités Sociales et Culturelles)
Prestations financées par le CSE au bénéfice des salariés : séjours, activités sportives, places de spectacle, centres de loisirs… Les remboursements ASC sont soumis à des règles d'éligibilité et à des seuils de tolérance URSSAF ; leur contrôle exige la vérification des justificatifs.
→ EVA CSE — audit des reçus du CSEAvantage en nature & seuils URSSAF
Un remboursement ou une prestation accordée hors des tolérances admises par l'URSSAF peut être requalifié en avantage en nature, donc réintégré dans l'assiette des cotisations sociales — avec redressement à la clé pour l'employeur ou le CSE.
KSeF
Krajowy System e-Faktur, la plateforme nationale polonaise de facturation électronique. Obligatoire pour les entreprises en Pologne selon un calendrier progressif, c'est l'équivalent polonais du dispositif français PA/PPF.
→ CONNECT et KSeF en PologneSdI (Sistema di Interscambio)
Plateforme nationale italienne d'échange des factures électroniques, obligatoire en Italie depuis 2019 pour la quasi-totalité des transactions B2B et B2C. Précurseur des dispositifs européens de facturation électronique.
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