Comment exporter les justificatifs SAP Concur en masse : les 5 méthodes
On peut extraire les justificatifs de SAP Concur de cinq façons : les télécharger rapport par rapport, utiliser un Accounting Extract qui regroupe les images dans un PDF, s'abonner à l'Image Delivery Extract (un zip quotidien livré par SFTP), les récupérer via les API Concur, ou utiliser un outil dédié comme TEVASOFT Smart Extract. Chaque option native impose un compromis entre filtrage, volume, coût ou effort technique. Ce guide les compare.
La réponse courte
- Besoin de tout récupérer, sans filtre, de façon récurrente : l'Image Delivery Extract (SFTP).
- Besoin d'un sous-ensemble précis (catégorie, période, pays, montant) : une intégration API ou Smart Extract. L'Image Delivery Extract ne filtre pas.
- Besoin de l'historique : un Image Delivery Extract historique, demandé au support SAP Concur (facturé).
- Besoin de quelques justificatifs seulement : téléchargement depuis le rapport de dépenses.
Les 5 méthodes pour extraire des justificatifs de SAP Concur
| Méthode | Filtrage | Volume | Effort et coût | Résultat |
|---|---|---|---|---|
| Téléchargement manuel (par rapport) | Par rapport uniquement | Quelques justificatifs | Aucune mise en place | Images individuelles |
| Accounting Extract | Selon le périmètre de l'extraction paramétrée | Exécutions régulières | Paramétré par l'administrateur Concur | Transactions traitées + un PDF regroupant les images de chaque rapport |
| Image Delivery Extract (IDE) | Aucun : toutes les images | Volume, livraison quotidienne | Quotidien : gratuit si le SFTP Concur est activé, sinon mise en place du SFTP sur devis. Historique : demande au support SAP Concur, facturée selon la taille des images et le temps de traitement | Zip livré par SFTP (5 Mo max par image, 500 Mo max par zip, découpé en zips numérotés) + fichier d'index (ID employé, ID rapport, clé du rapport, ID image) |
| API Concur (Reports v3 + Image v1, Spend Documents v4) | Oui, par critères de filtre | Conçu pour une récupération unitaire, pas pour l'extraction en masse et le stockage long terme | Développement + rôle Web Service Administration ; l'exemple public de SAP est fourni « en l'état » | Fichiers image via API |
| Smart Extract for SAP Concur | Requête en langage naturel et filtres : période, entité, direction, catégorie, collaborateur, pays, devise, taux de TVA, statut d'audit, type de justificatif | Volume | On décrit le périmètre en langage naturel, sans script | Justificatifs + données de dépenses associées, exports Excel, CSV, JSON ou flux API |
Sources : documentation et guides SAP (liste en bas de page), consultés en septembre 2026. Les conditions commerciales et techniques de SAP Concur peuvent évoluer : vérifiez-les auprès de votre Account Manager.
Quand a-t-on besoin d'extraire des justificatifs ?
Contrôle fiscal ou de TVA
Produire les justificatifs d'une période, d'une entité ou d'une catégorie de dépenses.
Audit interne ou externe
Constituer un dossier de pièces cohérent avec les lignes de dépenses auditées.
Refacturation client
Rassembler les justificatifs et les données des dépenses à refacturer.
Archivage ou changement d'outil
Conserver hors de Concur les pièces et leurs données, par exemple avant une migration.
Suivi des anomalies
Récupérer les pièces des notes de frais signalées par un audit, comme celui d'EVA.
Comment Smart Extract extrait les justificatifs
Smart Extract comprend les demandes formulées naturellement, applique les filtres correspondants, puis livre les justificatifs avec les données de dépenses associées. Quelques exemples de demandes :
- "Tous les justificatifs de restauration de plus de 80 € sur le T3, par direction."
- "Les justificatifs hôtel pour l'Italie depuis l'entrée en vigueur du SdI."
- "Les notes de frais avec une TVA supérieure à 100 € sans justificatif conforme."
- "Les justificatifs du client X pour préparer la refacturation."
- 1
Poser la question
En langage naturel, comme on la poserait à un collègue.
- 2
Interprétation
Smart Extract identifie l'intention et les champs concernés.
- 3
Filtrage
Les critères sont appliqués automatiquement sur les dépenses.
- 4
Export
Les justificatifs et leurs données sont livrés en Excel, CSV, JSON ou via un flux API.
« Extraction de justificatifs » : deux sens possibles
- Extraire les justificatifs hors de SAP Concur (l'objet de cette page) : récupérer les images et leurs données pour un audit, une refacturation ou un archivage.
- Extraire les données d'une image de justificatif (OCR) au moment de la saisie : lire le marchand, la date, le montant et la TVA. C'est un autre sujet, traité par EVA pour l'audit.
Questions fréquentes
Comment télécharger tous les justificatifs de SAP Concur ?+
Il n'existe pas de bouton unique pour télécharger un ensemble filtré. Les options natives sont l'Image Delivery Extract (zip quotidien par SFTP, toutes les images, sans filtre), un extract historique demandé au support SAP Concur (facturé), les API Concur (filtres possibles, mais développement nécessaire) ou un outil comme Smart Extract qui permet de décrire le sous-ensemble voulu.
Peut-on filtrer l'Image Delivery Extract par catégorie, date ou pays ?+
Non. Selon les guides SAP, l'Image Delivery Extract livre les images sans filtrage. Pour cibler un sous-ensemble, il faut passer par les API (par exemple Reports v3 pour lister les rapports selon des critères, puis Image v1 pour récupérer chaque image) ou par un outil construit dessus.
Qu'est-ce que l'Image Delivery Extract de SAP Concur ?+
C'est un service qui livre par SFTP, à intervalles réguliers, un fichier zip contenant les images de justificatifs et de factures issues de tous les canaux (fax, e-mail, téléversement, mobile) et de tous les modules Concur (Expense, Invoice, Travel), accompagné d'un fichier d'index.
Y a-t-il des limites de taille ?+
SAP indique une limite de 5 Mo par image et de 500 Mo par fichier zip. Au-delà, la livraison est découpée en plusieurs zips numérotés (par exemple 1of2, 2of2).
L'extract historique est-il payant ?+
Oui : SAP le décrit comme facturé selon la taille des images de la période demandée et le temps de traitement. On le demande en ouvrant un dossier auprès du support SAP Concur, en précisant une plage de dates ou une liste de rapports.
Peut-on utiliser l'API pour une extraction en masse ?+
Les API Concur permettent de récupérer des images par critères de filtre, mais SAP les positionne pour une récupération unitaire à la demande, pas pour l'extraction en masse et le stockage long terme. Cette voie demande aussi le rôle Web Service Administration et du développement ; l'exemple public de SAP est fourni « en l'état ».
Peut-on extraire des justificatifs pour un audit ou un contrôle de TVA ?+
Oui. Le besoin type est de produire un ensemble défini (période, entité, catégorie) avec les lignes de dépenses correspondantes. C'est un problème de filtrage : il se traite par API ou avec Smart Extract, qui livre les justificatifs avec les données de dépenses associées.
Quelle différence entre extraction de justificatifs et OCR ?+
L'extraction de justificatifs consiste à récupérer les pièces hors de l'outil de notes de frais. L'OCR consiste à lire le contenu d'une image de justificatif (marchand, date, montant, TVA) pour saisir ou contrôler la dépense.
Smart Extract remplace-t-il les extracts de SAP Concur ?+
Non. Smart Extract fonctionne en complément de SAP Concur : il sert à interroger et exporter les données et les justificatifs selon vos critères.
Sources
Les faits sur les options natives de SAP Concur proviennent de ces sources publiques SAP (consultées le 25 septembre 2026) :
- SAP Community - SAP Concur: Retrieving Receipt Images via file
- SAP Community - How to Download Images from SAP Concur
- SAP Community - SAP Concur: Retrieving Receipt Images for a specific country
- SAP Concur Developer Center - Spend Documents v4
- SAP Concur Developer Center - Image v1
- SAP-samples on GitHub - Retrieving receipts with Reports v3 and Image v1
Guide rédigé par l'équipe TEVASOFT. Les fondateurs sont certifiés SAP Concur Implementation ; TEVASOFT travaille avec BRAT-SI, partenaire d'implémentation certifié SAP Concur (CIP).
Pour aller plus loin
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