Guide SAP Concur

Comment joindre un justificatif dans SAP Concur

Six manières d'intégrer un justificatif de dépense dans SAP Concur, expliquées pas à pas, et ce que chacune implique pour la conformité de vos notes de frais.

Mis à jour le 1er octobre 2026 · 9 min de lecture

Il existe six manières d'intégrer un justificatif de dépense dans SAP Concur Expense. Toutes aboutissent à ce qui ressemble à « un justificatif » sur la ligne de dépense, mais elles n'offrent pas le même niveau de confiance et ne demandent pas le même effort à vos collaborateurs.

Plus on avance dans cette liste, moins vos collaborateurs ont de saisie à faire, et plus le justificatif est difficile à altérer. C'est toute l'histoire de la conformité résumée en une phrase. Le reste de ce guide explique comment chaque méthode fonctionne, pas à pas, et ce qu'elle implique pour vos contrôles.

1Prendre une photo avec l'application mobile SAP Concur

C'est la méthode que la plupart des collaborateurs connaissent, et celle par défaut pour les justificatifs papier : restaurants, taxis, parkings, petits achats en déplacement.

Comment faire

1. Ouvrez l'application SAP Concur et choisissez l'option de capture de justificatif (l'icône de l'appareil photo).
2. Photographiez le justificatif, à plat et bien éclairé, un seul justificatif par photo.
3. L'image atterrit dans vos justificatifs disponibles, prête à être jointe à une dépense. Si votre entreprise utilise ExpenseIt, l'application lit le justificatif et crée une dépense pré-remplie avec le montant, la date et le fournisseur déjà saisis.

Depuis fin 2025, ExpenseIt inclut également un agent d'analyse des justificatifs qui déduit les détails manquants tels que le lieu, le fournisseur et le type de dépense à partir du contexte (SAP Concur).

Conseil pour les collaborateurs : photographiez toujours le justificatif détaillé, pas le ticket de carte, et capturez-le le jour même où vous le recevez.

2Téléverser ou glisser-déposer sur le web

Lorsque le justificatif est déjà un fichier sur votre ordinateur (un scan, une facture téléchargée, une confirmation de réservation), le chemin le plus rapide est l'interface web de Concur Expense.

Comment faire

1. Ouvrez Concur Expense dans votre navigateur.
2. Glissez le fichier dans l'un des trois emplacements : la zone des justificatifs disponibles de l'écran d'accueil, la zone d'ajout de justificatif d'une dépense nouvelle ou existante, ou directement sur une ligne de dépense dans une note de frais. Le glisser-déposer dans ces trois zones est disponible depuis janvier 2023 (SAP Concur).
3. Ou utilisez le bouton de téléversement si vous préférez parcourir vos fichiers.

Les formats acceptés sont PNG, JPG, JPEG, PDF, TIF et TIFF (SAP Concur).

3Envoyer vos justificatifs par e-mail à receipts@concur.com

La plupart des justificatifs arrivent aujourd'hui par e-mail : factures d'hôtel, billets de train et d'avion, achats en ligne, abonnements SaaS. Au lieu de les télécharger et de les téléverser à nouveau, vous pouvez les transférer directement à SAP Concur.

Comment faire

1. Vérifiez d'abord votre adresse e-mail. Dans votre profil Concur, ouvrez la section des adresses e-mail, cliquez sur Vérifier, et collez le code que Concur vous envoie. Les justificatifs envoyés depuis une adresse non vérifiée ne sont pas traités.
2. Transférez l'e-mail, avec le justificatif en pièce jointe, à l'adresse qui correspond à votre configuration (voir le tableau ci-dessous).
3. Le justificatif apparaît dans vos justificatifs disponibles, prêt à être joint à une dépense.

Quelle adresse utiliser ?

Si ExpenseIt est actif sur votre profil, les justificatifs envoyés à receipts@concur.com apparaissent également dans les dépenses disponibles plutôt que dans les justificatifs disponibles (SAP Concur). Vous ne savez pas quel data center votre entreprise utilise ? Votre administrateur Concur peut vous le dire, et il est utile de mentionner la bonne adresse une fois pour toutes dans votre guide interne des notes de frais.

Vous pouvez vérifier jusqu'à cinq adresses e-mail si votre entreprise utilise à la fois Concur Travel et Concur Expense, et jusqu'à trois avec Concur Expense uniquement. Les pièces jointes acceptées sont PNG, JPG, JPEG, PDF, TIF et TIFF (SAP Concur).

4Activer les e-receipts et connecter les partenaires de l'App Center

Les e-receipts sont la méthode que les collaborateurs préfèrent, car il n'y a rien à faire une fois qu'ils sont configurés : le justificatif arrive de lui-même, déjà rapproché de la dépense.

Comment faire

1. Dans Concur, ouvrez les paramètres de votre profil et trouvez l'option d'activation des e-receipts. Cliquez sur Activer et confirmez.
2. Dans la section des cartes de crédit de votre profil, cochez l'option pour recevoir les e-receipts pour chaque carte que vous utilisez.
3. Dans l'App Center, connectez les applications de voyage et de transport que vous utilisez, par exemple Uber ou Lyft, en sélectionnant l'application et en cliquant sur Connecter.

Les e-receipts sont fournis par la plupart des grandes compagnies aériennes, hôtels et sociétés de location de voitures, mais pas tous (SAP Concur).

5Flux de carte d'entreprise : données structurées, sans justificatif

À proprement parler, un flux de carte n'est pas une manière de joindre un justificatif. Mais c'est ainsi qu'une grande partie des dépenses entre dans SAP Concur, et de nombreuses entreprises acceptent les transactions par carte en dessous d'un certain seuil sans image de justificatif.

Comment ça marche : votre programme de cartes envoie les transactions à Concur, où elles apparaissent comme des dépenses disponibles avec le marchand, la date, le montant et la devise déjà renseignés. Le collaborateur ajoute l'objet de la dépense et, si nécessaire, joint un justificatif en utilisant l'une des méthodes ci-dessus.

6Factures électroniques structurées : CFDI au Mexique, e-invoicing en Europe

La preuve la plus fiable n'est pas du tout une image ou un PDF, mais un fichier structuré émis et enregistré via le système d'une administration fiscale. Le Mexique fonctionne de cette manière depuis des années, et l'Europe suit maintenant cette voie.

Mexique : le CFDI

Au Mexique, la facture légale est le CFDI, un fichier XML validé par l'administration fiscale (SAT). Le PDF n'en est qu'une version imprimée. Pour qu'une dépense professionnelle soit valable, le fichier XML doit être valide et émis au nom de l'entreprise. Dans SAP Concur, cela est généralement géré par des applications de validation listées dans l'App Center : le collaborateur joint le XML du CFDI à la dépense, et l'application vérifie sa conformité et renvoie le résultat à Concur (SAP Concur App Center, Axosnet).

Europe : l'e-invoicing devient la règle

Plusieurs pays exigent désormais des factures B2B structurées :

• Belgique : obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA depuis le 1er janvier 2026, via le réseau Peppol.
• Pologne : la plateforme nationale KSeF est devenue obligatoire en février 2026 pour les grands contribuables et en avril 2026 pour la plupart des autres entreprises, les micro-entreprises suivant en janvier 2027 (SPS Commerce).
• France : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent en émettre (Babelway).
• UE : le paquet « TVA à l'ère du numérique » (ViDA), adopté en mars 2025, instaure les factures électroniques structurées et la déclaration quasi en temps réel pour les transactions intra-UE à partir de juillet 2030 ; pour celles-ci, les factures simples en PDF et en image ne seront plus valables (Sovos).

Les six méthodes comparées

La bonne méthode n'est pas la même pour chaque dépense : ce qui compte, c'est que chaque type de dépense passe par le canal le plus fiable disponible pour elle.

Votre mix de justificatifs est un indicateur de conformité

La plupart des entreprises savent combien elles dépensent en frais de déplacement et professionnels. Peu savent comment ces dépenses sont justifiées : quelle part repose sur une photo de téléphone, quelle part sur un PDF de marchand, quelle part sur un e-receipt ou une simple transaction par carte. Pourtant, ce mix en dit long sur la localisation du risque, et sur l'effort que le processus demande aux collaborateurs.

C'est le type d'analyse macro que nous menons chez Tevasoft sur les propres données SAP Concur d'une entreprise. Elle répond à des questions comme celles-ci :

• Quelle part des dépenses de repas n'est justifiée que par une photo mobile, et dans quels pays ?
• Combien de nuits d'hôtel ont une transaction par carte mais pas de facture détaillée ?
• Quels fournisseurs sont déjà disponibles en tant qu'e-receipts mais pas encore connectés par vos collaborateurs ?
• Quel est le montant des dépenses sous le seuil « justificatif non requis », et ce seuil est-il toujours pertinent ?
• Quelles entités recevront des factures électroniques structurées pour des dépenses dans les mois à venir, et comment seront-elles rapprochées des lignes de dépenses ?

Les réponses mènent à trois types d'actions :

1. Transférer les volumes vers des canaux plus fiables. Activez les e-receipts, connectez les partenaires de l'App Center que vos voyageurs utilisent réellement, revoyez les seuils des cartes. Cela améliore la conformité tout en facilitant la vie des collaborateurs.
2. Placer les contrôles là où se trouve le risque. Une photo, un PDF et un fichier XML ne présentent pas les mêmes failles, ils ne devraient donc pas être vérifiés de la même manière. Les images appellent des contrôles sur le flou, les doublons, les tickets de carte, les métadonnées de l'image et les justificatifs générés par IA. Les PDF appellent des contrôles sur la structure du document : comment le fichier a été produit, s'il a été modifié après sa création, si du texte a été superposé. Les dépenses sans justificatif basées sur la carte appellent une analyse des montants et des fréquences. Les factures structurées appellent un rapprochement.
3. Guider les utilisateurs au bon moment. Au lieu de rejeter une note de frais des jours plus tard, indiquez au collaborateur, au moment où cela se produit, qu'un ticket de carte n'est pas un justificatif ou que la facture d'hôtel devrait provenir du folio.

C'est la logique derrière EVA, notre moteur de vérification et d'audit des dépenses pour SAP Concur. EVA vérifie chaque justificatif par rapport à des contrôles standards et spécifiques à l'entreprise avant que la dépense ne soit remboursée. Les dépenses saines sont approuvées, les anomalies claires sont rejetées, et seuls les cas douteux sont transmis à un contrôleur, qui les examine à l'intérieur d'EVA. Contrôlez avant de rembourser, pas après.

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