Notes de frais : ce que la réforme de septembre 2026 change vraiment pour votre TVA
À quatre mois de l'échéance, les directions financières mesurent l'ampleur d'un défi longtemps sous-estimé : la facturation électronique ne touche pas seulement les factures fournisseurs. Elle redessine intégralement le traitement des dépenses de vos collaborateurs, et avec lui, votre capacité à récupérer la TVA.
La réforme de la facturation électronique est, depuis des années, annoncée comme un chantier informatique et comptable. On parle de formats structurés (Factur-X, UBL, CII), de Plateformes Agréées, de données transmises au fisc en quasi-temps réel. Ce que l'on évoque moins, c'est le maillon faible de toute cette chaîne : le collaborateur en déplacement qui règle son hôtel avec sa carte personnelle.
Ce geste anodin, répété des millions de fois chaque mois dans les entreprises françaises, devient soudainement un problème de conformité fiscale à compter du 1er septembre 2026. Comprendre pourquoi, et s'y préparer, est désormais une question de semaines — et non plus de mois.
La rupture qu'introduit la réforme
Jusqu'ici, le circuit d'une note de frais est simple : le collaborateur paie, récupère un justificatif, le transmet à la comptabilité. Si ce justificatif mentionne le montant de TVA, l'entreprise le déduit. Peu importe que le document soit un ticket papier, un PDF ou une photo floue prise au restaurant.
La réforme ne modifie pas la règle de fond — une facture au nom de l'entreprise reste nécessaire pour déduire la TVA sur les montants supérieurs à 150 € HT. Ce qu'elle modifie, c'est la forme que doit prendre cette facture. Dès septembre 2026, si la règlementation exige une facture, cette facture doit être électronique, émise par le fournisseur via une Plateforme Agréée, et transmise directement à l'entreprise.
Le problème ? Dans la grande majorité des situations de notes de frais, c'est le collaborateur qui se présente au guichet — et non l'entreprise. Ce détail change tout.
Circuit des notes de frais — avant et après septembre 2026
La règle des 150 € HT : simple en apparence, complexe en pratique
La réglementation prévoit un seuil de 150 € HT en dessous duquel une facture simplifiée suffit — sans que le SIREN de l'entreprise soit nécessaire. Au-dessus de ce montant, une facture complète au nom de l'entreprise est requise pour déduire la TVA. Cette règle existait avant la réforme. Ce qui change, c'est l'exigence de format électronique pour cette facture.
En pratique, ce seuil est source de nombreuses erreurs. Un repas d'équipe à 160 € HT, une nuitée d'hôtel à 200 €, une location de voiture pour un déplacement — autant de situations où le collaborateur, faute d'avoir communiqué le SIREN de son entreprise, repart avec un ticket de caisse plutôt qu'une e-facture. Résultat : la TVA est perdue.
À compter de septembre 2026, une entreprise qui reçoit une note de frais supérieure à 150 € HT sans e-facture correspondante devra choisir entre ne pas déduire la TVA — ou demander au fournisseur de réémettre une e-facture. Cette deuxième option est rarement possible a posteriori.
Arbre de décision — quel traitement pour une note de frais ?
Le risque de double comptabilisation : le piège méconnu
La réforme introduit un risque nouveau, largement sous-estimé dans les directions financières : la double comptabilisation. Voici le scénario : un collaborateur engage une dépense de 300 € pour une location de véhicule. Il demande bien une e-facture au fournisseur, avec le SIREN de l'entreprise. Il soumet également sa note de frais.
L'entreprise reçoit maintenant deux éléments par deux canaux distincts : la note de frais transmise par le collaborateur, et l'e-facture routée automatiquement depuis la Plateforme Agréée du fournisseur. Sans un rapprochement rigoureux entre ces deux pièces, la dépense peut être comptabilisée deux fois — et la TVA déduite deux fois également.
Ce problème n'est pas théorique. Il est la conséquence directe de la fragmentation des flux documentaires, et sa résolution exige une intégration étroite entre l'outil de gestion des notes de frais et le système de réception des e-factures.
Selon les spécifications DGFiP, un rapprochement entre la note de frais et l'e-facture correspondante est requis pour valider la déduction de TVA et éviter toute anomalie lors des contrôles. Ce rapprochement doit être traçable et archivé à valeur probante.
Risque de double comptabilisation
Cas particuliers : mobilités et restaurants
La réforme prévoit des régimes spécifiques pour deux catégories de dépenses fréquentes dans les notes de frais : les frais de restaurant et les dépenses de mobilité (péages, parkings).
Pour les notes de restaurant inférieures à 150 € HT, une tolérance administrative s'applique : l'entreprise peut déduire la TVA sans e-facture, à condition que le justificatif mentionne le taux et le montant de TVA, ainsi qu'un numéro séquentiel. Le restaurateur devra cependant transmettre les données de la transaction en e-reporting à l'administration fiscale. Au-delà de 150 € HT, une e-facture complète est requise.
Pour les péages et parkings payés à des automates, la situation est plus complexe : l'automate ne peut pas recueillir le SIREN du client, ce qui rend l'e-invoicing impossible. Ces transactions relèvent de l'e-reporting côté fournisseur. Pour l'entreprise, la TVA reste déductible sur justificatif, mais devra être reportée manuellement dans la déclaration — sans pré-remplissage automatique.
En revanche, les abonnements de télépéage et cartes carburant entreprise font l'objet d'e-factures B2B classiques, émises mensuellement via les Plateformes Agréées concernées.
L'enjeu opérationnel : préparer vos collaborateurs
La réforme pose un problème qui n'est pas seulement technique : c'est un problème de comportement au guichet. Former vos collaborateurs à communiquer systématiquement le SIREN de l'entreprise avant tout achat supérieur à 150 € HT devient une priorité opérationnelle — au même titre que les procédures d'autorisation préalable ou les politiques de remboursement.
Des solutions commencent à émerger pour faciliter ce geste : des QR codes stockés sur smartphone, permettant au commerçant de scanner directement les informations nécessaires à l'émission de l'e-facture. Mais leur déploiement reste en cours, et la formation des équipes ne peut pas attendre ces outils.
1. Informer — Expliquer la règle des 150 € HT et son impact TVA à l'ensemble des collaborateurs en déplacement. 2. Équiper — Mettre à disposition une carte ou QR code avec le SIREN et l'adresse de facturation électronique de l'entreprise. 3. Intégrer — Connecter l'outil de gestion des notes de frais à la Plateforme Agréée pour permettre le rapprochement automatique des e-factures. 4. Automatiser — Déléguer la récupération de TVA à un outil OCR dédié, pour éviter les erreurs et les pertes de droits.
Comment TEVASOFT vous accompagne
TEVASOFT CONNECT s'intercale entre votre Plateforme Agréée et votre outil de gestion des notes de frais (SAP Concur, N2F, Lucca, Cegid…) pour automatiser la réception des e-factures, le rapprochement avec les lignes de notes de frais et la détection des doublons. EVA, notre couche d'audit IA, identifie les anomalies de TVA et les pertes de droits avant qu'elles ne se transforment en redressement.
→ Comprendre toute la réforme — Facturation électronique & notes de frais